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Il prezioso ruolo del Project Manager

Oggi esiste un’ampia consapevolezza della necessità di adottare metodologie, tecniche e strumenti per una gestione efficace dei progetti, in particolare in tutti quei casi in cui le dimensioni e l’impatto sono fattori potenziali di rischio.

E’ però ancora scarsa la comprensione reale di cosa sia veramente il project management e quali siano le modalità ed i contesti di applicazione.

A volte anche il termine project manager risulta abusato. Come ‘ingegnere’ o ‘architetto’ esso si applica ad una varietà di ruoli, dai compiti di piccola portata alle iniziative più importanti.

E di conseguenza quando un progetto fallisce è implicito che la colpa venga attribuita al project manager.

Certamente è possibile che il responsabile di un progetto non abbia le competenze giuste o non abbia svolto un percorso di qualificazione professionale adeguato. Così come è possibile che non abbia ben compreso le aspettative dei vari stakeholder del progetto stesso.

Altre volte le responsabilità sono da ricercarsi altrove in particolare laddove l’azienda non adotta approcci formalizzati e strutturati per la gestione dei suoi progetti e laddove non c’è una forte visione condivisa e coerente dei reali obiettivi del progetto in particolare da parte del management.

project manager

È fondamentale che ad ogni progetto corrisponda un beneficio concreto di natura commerciale oppure di miglioramento organizzativo e che il modello di governance adottato garantisca che questo non venga dimenticato o diluito nel perseguimento di un buon risultato

Altrimenti può capitare, ad esempio, che un progetto volto all’introduzione di un nuovo sistema di gestione documentale possa produrre la capacità di miglioramenti radicali della produzione, ma che non consenta necessariamente di lavorare in modo più efficiente, magari risparmiando costi di personale, senza un programma di affiancamento e di gestione del cambiamento che lo supporti magari anche coinvolgendo contributi specialistici esterni.

Questo è il motivo che spesso sta dietro a molti cosiddetti progetti falliti.

È anche la ragione per cui è importante dedicare tempo alla fase iniziale di ogni progetto in cui occorre definirne i deliverables e le modalità per produrli, assicurandosi che tutti gli interessati abbiano chiaro in mente in che cosa consista il successo del progetto verificandone la fattibilità prima di avviare ogni attività esecutiva.

In questa fase è ancora possibile intervenire intercettando errori di valutazione in un momento in cui i soggetti coinvolti sono ancora in numero limitato ed il costo di una correzione o perfino di un annullamento del progetto non comporta nulla di gravoso al contrario di quando occorre intervenire in fase di avanzata realizzazione allorchè le risorse coinvolte sono molte, gli investimenti avviati e l’impatto delle modifiche particolaremente oneroso.

Occorre in definitiva procedere step-by-step svolgendo le analisi e le valutazioni preliminari, dettagliando ciò che farà parte del progetto e ciò che ne resterà escluso, evitando sorprese e fraintendimenti.



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