Il trattamento dei dati personali nel condominio
In relazione all’utilizzo di dati personali in ambito condominiale il Garante per la protezione dei dati personali ha più volte richiamato l’attenzione di amministratori e condomini sulla necessità del rispetto dei principi di liceità, correttezza, pertinenza e non eccedenza dei dati trattati per le finalità di gestione amministrativa della proprietà dei beni e servizi comuni, nei limiti stabiliti dalle norme del codice civile in materia di condominio negli edifici (articoli 1117 e ss.). In questi anni è aumentato il numero di segnalazioni e quesiti pervenuti in materia e il Garante ha affrontato alcuni aspetti dell’applicazione della legge sulla privacy ai condomini ribadendo ed approfondendo i propri orientamenti in materia.
Tali principi sono stati rafforzati dalle nuove disposizioni del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. n. 196/2003) entrato in vigore il 1 gennaio 2004.
Passiamo di seguito a fare una rapida disamina dei principi affermati dal Garante.
Divulgazione dei dati personali “all’interno” del condominio
L’amministratore di condominio può mettere a disposizione dei condomini, in qualità di contitolari di un unico trattamento del quale lo stesso amministratore ha la concreta gestione, alcune informazioni che li riguardano, ma è tenuto ad osservare le cautele e gli accorgimenti previsti per la raccolta e l’utilizzo di questi dati (cfr. Provv. del Garante per la protezione dei dati personali del 19 maggio 2000, in Bollettino – Cittadini e società dell’informazione n. 13, p. 7).
a) Nominativi e dati di gestione del condominio
L’amministratore può rendere noti, ai condomini che ne fanno richiesta, i dati relativi sia ai nominativi di altri condomini, sia alla proprietà o alla superficie dei loro immobili (ai fini della verifica della regolare convocazione di un’assemblea o della validità delle deliberazioni assunte), sia le informazioni riguardanti l’amministrazione e il funzionamento del condominio (basti pensare ai dati di bilancio o ai prospetti contabili sulle quote pagate e sulle eventuali morosità comunicati ai fini della ripartizione delle spese).
b) Indirizzi
Come confermato anche nella relazione del Garante sull’attività svolta nell’anno 2002 (v. Relazione 2002, cap. 28, p. 68 pubblicata sul sito web dell’Autorità all’indirizzo www.garanteprivacy.it), è ammissibile sempre, per il condomino che ne faccia richiesta, la conoscenza dei dati disponibili presso l’amministratore relativi agli indirizzi degli altri condomini.
Tali dati sono considerati, alla stessa stregua dei nominativi, elementi essenziali per la regolare convocazione delle assemblee e per la comunicazione dei relativi avvisi, oltre che informazioni desumibili da documenti o atti notarili eventualmente esibiti dagli interessati o acquisiti dal condominio, di norma proprio per consentire l’accertamento del diritto dei condomini di intervenire all’assemblea e di esercitare il diritto di voto oltre che per il calcolo delle rispettive quote di proprietà al fine di effettuare il riparto delle spese.
c) Estremi identificativi di utenze telefoniche
Nella relazione sopra ricordata, in linea con quanto già sostenuto in precedenti decisioni dell’Autorità in materia di divulgazione degli estremi identificativi delle utenze telefoniche, si è precisato che l’amministratore può comunicare il numero di telefono di un condomino ad altro condomino che lo richieda, sulla base di un consenso dell’interessato, anche prestato oralmente e documentato per iscritto dall’amministratore (v. art. 23, d. lgs. n. 196/2003), oppure qualora tale possibilità sia prevista da disposizioni contenute nel regolamento condominiale, ovvero nei casi particolari di necessità ed urgenza (si consideri l’ipotesi in cui occorra un rapido intervento per prevenire o limitare danni agli immobili in condominio).
d) Dati relativi a proprietari di immobili gestiti in multiproprietà a scopo residenziale
Nella citata relazione, si è anche affermato che la normativa sulla privacy non impedisce l’accesso, da parte del proprietario di immobile in multiproprietà, ai dati disponibili presso l’amministratore riguardanti i nominativi e gli indirizzi di altri comproprietari (anche con residenza o domicilio diverso dall’immobile in multiproprietà), purché ciò avvenga per perseguire le medesime finalità già delineate in ambito condominiale.
e) Dati relativi a situazioni di morosità
L’esame di ricorsi aventi ad oggetto il diritto di opposizione al trattamento di dati personali riguardanti situazioni di morosità di singoli condomini, ha consentito all’Autorità di confermare la posizione già assunta con il citato parere del 19 maggio 2000, in base alla quale, ciascun condomino ha diritto di conoscere le singole posizioni debitorie e creditorie nei confronti del condominio stesso. In un recente caso, il Garante ha ritenuto conforme ai richiamati principi di pertinenza e non eccedenza dei dati la comunicazione di informazioni relative alla morosità di un condomino nel corso di un’assemblea condominiale e il successivo inserimento di tali dati nel verbale poi inviato ai soli condomini.
Divulgazione dei dati personali dei condomini “all’esterno” del condominio. In particolare: la diffusione dei dati dei c.d. “morosi”
Vari provvedimenti e decisioni su ricorsi in materia di opposizione alla diffusione di dati personali riguardanti le posizioni di debito o di credito di singoli condomini hanno consentito al Garante di pronunciarsi sulla liceità della pubblicazione, ad esempio, di elenchi nominativi di condomini morosi o di solleciti di pagamento contenuti in avvisi diretti a singole persone.
L’Autorità ha affermato che l’amministratore di condominio non può diffondere dati personali riguardanti eventuali situazioni di morosità di singoli condomini, ed in particolare pubblicarle mediante affissione in bacheca o in altro luogo accessibile ad un numero indeterminato di soggetti esterni al condominio, senza tener conto sia delle norme sulla riservatezza, sia di quanto prescritto dal codice civile sui poteri dell’amministratore, sia, infine, di quanto convenuto dai condomini nell’eventuale regolamento di condominio circa i poteri e le facoltà attribuiti all’amministratore (cfr. Provv. del Garante per la protezione dei dati personali del 17 maggio 2001, in Bollettino n. 20, p. 11; v. anche Provv. 12 dicembre 2001, in Bollettino n. 2, p. 132).
In particolare, il Garante ha riconosciuto che l’affissione dell’ordine del giorno di un’assemblea condominiale in una bacheca posta in corrispondenza di aree di accesso comune ad uno stabile rappresenti una modalità di trattamento dei dati personali in se stessa lecita, a condizione che gli avvisi così divulgati contengano le sole informazioni necessarie per la comunicazione di specifici eventi (ad esempio al fine di convocare l’assemblea condominiale).
L’approfondimento dei profili specifici, inclusa l’indicazione delle informazioni relative allo stato di morosità è invece possibile mediante l’invio di documenti ai singoli aventi diritto, ovvero in sede di discussione comune (cfr. Provv. del 12 dicembre 2001 cit).