Privacy e trasparenza nel condominio
Dopo una lunga gestazione ha finalmente visto la luce il tanto atteso provvedimento generale in materia condominiale, con il quale il Garante per la protezione dei dati personali ha prescritto ai condomini, anche per i trattamenti di dati effettuati dall’assemblea e dall’amministratore, le misure necessarie per una corretta gestione delle informazioni.
Il provvedimento, nel riaffermare molti principi già delineati dall’Autorità nel corso di questi anni, detta anche ulteriori regole in relazione a specifici trattamenti, allo scopo di fornire un analitico e, al contempo, completo sistema di regole, in grado di realizzare un equo bilanciamento tra i due contrapposti interessi della privacy e della trasparenza nella vita condominiale.
L’importanza della pronunzia, poi, è accresciuta dal fatto che ai fini della sua emanazione si è tenuto conto anche delle osservazioni formulate dalle associazioni di categoria e da singoli condomìni che, attraverso un nutrito numero di comunicazioni (ben settantacinque, comprendenti anche richieste di chiarimenti, quesiti ed osservazioni), hanno attivamente partecipato alla consultazione pubblica indetta nel febbraio di quest’anno.
Relativamente al contenuto, il provvedimento generale, nel richiamare preliminarmente il principio di liceità indicato nell’art. 11 del Codice per la protezione dei dati personali (D. Lgs. n. 196/2003), ribadisce che possono formare oggetto di trattamento da parte del condominio – che, ovviamente, assume la qualità di titolare del trattamento – soltanto le informazioni personali pertinenti e necessarie ai fini dello svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni, idonee a determinare, in base alle regole poste dal codice civile, le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti al condominio, siano essi proprietari od usufruttuari.
Il trattamento dei dati, che può essere eventualmente effettuato anche con l’ausilio dell’amministratore del condominio, all’uopo nominato “responsabile del trattamento” da parte dell’assemblea, può riguardare le informazioni concernenti la compagine condominiale nel suo complesso (ad es., i consumi collettivi del condominio) ovvero ciascun condomino individualmente, in quanto necessarie per l’amministrazione della cosa comune. A titolo di esempio basta citare i dati anagrafici o gli indirizzi dei singoli partecipanti, la cui conoscenza può risultare indispensabile per la regolare convocazione dell’assemblea condominiale (art. 66 disp. att. c.c.) o per verificare la validità delle delibere adottate, ovvero le singole quote millesimali di pertinenza di ciascun condomino, necessarie, tra l’altro, ai fini della verifica del raggiungimento del quorum costitutivo o di quello deliberativo. Ai sensi dell’art. 24 del D. Lgs. n. 196/2003, il trattamento di tali informazioni, ove effettuato per la gestione ed amministrazione del condominio, non necessita della preventiva acquisizione del consenso informato dei singoli condomini, risultando necessario, a seconda dei casi, per adempiere ad un obbligo previsto da legge o da regolamento (lett. a), per eseguire un obbligo contenuto in un contratto di cui sia parte lo stesso interessato o per adempiere, prima della sua conclusione, a specifiche richieste di costui (lett. b), ovvero riguardando dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque (ad esempio, i dati anagrafici) (lett. c).
Analogamente, non è necessario il consenso affinché i singoli condomini possano ottenere informazioni in ordine all’ammontare della somma eventualmente dovuta da altri condomini a titolo di contributo per la manutenzione delle parti comuni o per l’esercizio dei servizi comuni; la acquisizione di tali notizie, com’è noto, può avvenire a seguito di comunicazione dell’amministratore in occasione del rendiconto annuale, oppure a seguito di attivazione diretta del singolo partecipante, che in ogni tempo ha la facoltà di esercitare il potere di vigilanza e controllo sulla gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni.
Al contrario, la regola generale sul consenso trova piena applicazione per il trattamento dei numeri di telefono dei singoli condomini, a meno che essi non siano già presenti negli elenchi telefonici pubblici: infatti, la loro utilizzazione può agevolare, specie nei casi di particolare necessità ed urgenza (ad esempio allorché si tratti di intervenire tempestivamente per evitare l’insorgenza di danni a porzioni individuali o comuni dell’immobile), i contatti tra i partecipanti o l’espletamento delle indispensabili incombenze di pertinenza dell’amministratore del condominio.
Inoltre, va altresì ricordato che, ove effettivamente indispensabili per procedere all’amministrazione e gestione del condominio, possono formare oggetto di trattamento anche i dati giudiziari e sanitari, come nel caso in cui siano stati arrecati danni a persone, anche diverse dai singoli condomini, oppure allorché si tratti di procedere all’adozione di delibere assembleari in favore di singoli condomini per l’abbattimento delle c.d. “barriere architettoniche”.
LA COMUNICAZIONE E LA DIFFUSIONE DELLE INFORMAZIONI INERENTI AI SINGOLI CONDOMINI
Il provvedimento afferma a chiare note che in mancanza della previa acquisizione del consenso informato, o in carenza di uno dei presupposti previsti dall’art. 24 del D. Lgs. n. 196/2003 per l’effettuazione del trattamento dei dati anche in assenza del consenso dell’interessato, la comunicazione a terzi estranei al condominio di informazioni personali riferite ai singoli partecipanti è illecita. A titolo di esempio il Garante richiama l’ipotesi della messa a disposizione di soggetti estranei alla compagine condominiale di dati personali riportati nei prospetti contabili o di verbali assembleari, ed il caso in cui venga consentita la presenza in assemblea di soggetti non legittimati a parteciparvi.
Al contrario, è stabilito che possono partecipare all’assemblea anche soggetti estranei (ad esempio periti, consulenti e, in genere, tecnici) per trattare i punti posti all’ordine del giorno per i quali i partecipanti ne ritengano necessaria la presenza; analogamente, con il consenso dei partecipanti o in presenza delle condizioni previste dalla legge sono ammessi a partecipare all’assemblea gli eventuali conduttori di un immobile condominiale (vedi, ad es., l’ipotesi prevista dall’art. 10 della legge n. 392/78, in tema di locazioni di immobili urbani).
Infine, nel provvedimento è stato ribadito quanto già ripetutamente affermato dal Garante in tema di affissione di avvisi di mora e di sollecitazioni di pagamento.
In particolare, è stato riaffermato che tali affissioni, ove effettuate in spazi condominiali accessibili al pubblico, integrano un trattamento illecito, in quanto le informazioni in esse riportate, per tutto il periodo dell’affissione, sono suscettibili di venire a conoscenza di una serie indeterminata di persone, anche estranee al condominio, con conseguente lesione della riservatezza e della dignità degli interessati. Pertanto, in tali luoghi possono essere divulgati soltanto avvisi di carattere generale, contenenti informazioni utili perché di interesse comune (es., indizione di un’assemblea condominiale, comunicazione di malfunzionamento dell’impianto di riscaldamento), e non dati personali relativi alla posizione di specifici condomini, che debbono essere rimessi a forme di comunicazione individualizzata o, eventualmente, alla discussione in sede assembleare.
E’ evidente, infine, che per prevenire illecite comunicazioni o diffusioni di dati personali, il condominio o l’amministratore sono tenuti ad adottare anche le idonee misure di sicurezza previste dal Codice per la protezione dei dati personali, secondo le modalità tecniche delineate dal c.d. “Disciplinare tecnico”.
L’ESERCIZIO DEL DIRITTO DI ACCESSO. I DATI DEL CONDOMINIO E I DATI DEI SINGOLI CONDOMINI
Com’è noto, il legislatore attribuisce all’interessato (è cioè a colui a cui si riferiscono i dati personali oggetto di trattamento) tutta una serie di diritti, la cui tassativa elencazione è contenuta nell’art. 7 del D. Lgs. 196/2003. Tra essi spicca il c.d. diritto di accesso che, analogamente agli altri diritti menzionati nel citato articolo, può essere esercitato anche attraverso lo strumento del ricorso al Garante (art. 145).
Con riferimento alla realtà condominiale, l’accesso può essere chiesto sia in relazione a dati direttamente riferibili alla compagine condominiale, sia rispetto a dati concernenti i singoli partecipanti.
Per quanto concerne la prima ipotesi, la facoltà di accedere spetta al rappresentante legale del condominio e, quindi, all’amministratore. In proposito è sufficiente pensare alla richiesta di accesso ad informazioni connesse a contratti stipulati nell’interesse del condominio, quali ad esempio quelli inerenti alla fornitura di beni o servizi, ovvero ad informazioni sui consumi e sugli importi di utenze intestate al condominio stesso.
Giova comunque ricordare che. in ogni caso, resta impregiudicata la circolazione tra i singoli condomini, in conformità alla disciplina contenuta nel codice civile (es., in tema di obbligo di rendiconto), delle informazioni direttamente riferibili alla compagine condominiale, come pure l’eventuale loro conoscibilità ove prevista e disciplinata da altre norme di legge.
Invece, per quanto riguarda le informazioni personali inerenti al singolo condomino, esse, anche ove oggetto di trattamento ai fini della gestione della cosa comune, sono sempre accessibili dal medesimo, secondo i principi generali in tema di privacy. Il diritto di accesso, ovviamente, va esercitato nei confronti del condominio (che, come detto, assume la veste di titolare del trattamento), anche mediante presentazione dell’istanza all’amministratore. Una volta ricevuta l’istanza, l’amministratore è tenuto ad informare immediatamente la compagine condominiale della circostanza, al fine di consentire al condominio di poter riscontrare la richiesta nei tempi fissati dalla legge (30 giorni). In caso di mancata risposta o di riscontro non esaustivo, l’interessato è legittimato ad adire alternativamente il Garante o l’Autorità giudiziaria.
Diversamente dall’ipotesi che precede, il diritto di accesso non è riconosciuto al condomino rispetto ai dati personali riferibili agli altri singoli condomini o all’intera compagine condominiale.
Infatti, premesso che la legge sulla privacy attribuisce all’interessato il diritto di accedere alle sole informazioni che lo riguardano (con l’unica eccezione relativa ai dati dei defunti), va ribadito che la possibilità per il singolo partecipante di conoscere i dati personali dei singoli condomini o dell’intera compagine condominiale è assicurata – entro certi limiti – dalle regole poste dal codice civile, soprattutto mediante l’esercizio del potere di vigilanza e di controllo e attraverso la formalità del rendiconto annuale.